Plan d’accessibilité

Exigences

A. Politiques d’accessibilité, guichets libre-service et formation

1. Politique d'accessibilité

Objectif

  • Élaborer, tenir à jour et documenter les politiques qui expliquent de quelle façon la Compagnie entend respecter ses obligations à l’endroit des personnes handicapées conformément au Règlement de l’Ontario 191/11 : Normes d’accessibilité intégrées (« le Règlement »).
  • S'assurer que ces politiques sont publiées et, sur demande, les fournir dans un format accessible.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2014

Mesures prises

Nous avons élaboré, documenté et mis à jour une Politique sur les normes d’accessibilité, une Politique d’accessibilité pour les services à la clientèle ainsi qu’un Plan d’accessibilité pluriannuel. Ces documents sont d’ailleurs affichés sur le site web de la Compagnie. Sur demande, le public pourra en recevoir copie dans un format accessible. Le plan d’accessibilité pluriannuel décrit les mesures que la Compagnie a prises afin d’éliminer les obstacles en matière d’accessibilité pour nos clients et nos employés tout en respectant l’échéancier prévu par le Règlement. Ce plan sera examiné et actualisé au moins une fois tous les cinq ans afin d’en assurer la conformité.

2. Guichets libre-service

Objectif

  • Prendre en compte l’accessibilité pour les personnes handicapées des guichets libre-service utilisés pour offrir des produits et services aux clients.
  • « Guichet » signifie un terminal électronique interactif qui permet au public de se renseigner sur les produits et services.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2014

Mesures prises

Pour l’instant, la Compagnie n’utilise pas de guichets libre-service pour offrir ses produits d’assurance et ses services financiers à ses clients. Si nous décidons d’offrir des guichets libre-service à l’avenir, nous tiendrons compte de l’accessibilité des guichets pour les personnes handicapées.

3. Formation

Objectif

  • Donner une formation sur le Règlement et le Code des droits de la personne de l’Ontario (concernant les personnes handicapées) le plus rapidement possible à :
    – tous les employés et bénévoles de la Compagnie;
    – toutes les personnes qui participent à l’élaboration des politiques de la Compagnie;
    – toutes les autres personnes qui fournissent des produits et services au nom de la Compagnie.
  • Tenir un registre de la formation offerte, en y précisant notamment les dates et le nombre de participants.
  • Fournir la formation sur une base continue pour tenir compte des modifications apportées à la Politique et à toute autre politique que la Compagnie peut adopter, de temps à autre, pour rendre ses produits, ses services et ses activités accessibles aux personnes handicapées.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2015

Mesures prises

Des formations ont été élaborées par les Ressources humaines et sont offertes en ligne sur notre intranet. Nous nous assurons que tous nos employés, nos bénévoles et toutes les autres personnes qui fournissent des produits et services au nom de la Compagnie reçoivent ces formations qui portent notamment sur :

  • La Politique sur les normes d’accessibilité;
  • La Politique d’accessibilité pour les services à la clientèle;
  • Les exigences des normes d’accessibilité énoncées dans le Règlement et;
  • Les dispositions du Code des droits de la personne qui s’appliquent aux personnes handicapées.

Nous documentons les dates et les noms des participants qui les ont suivies.

B. Normes d'information et de communication

1.  Rétroaction

Objectif

  • S’assurer que notre processus pour recevoir la rétroaction des clients et y donner suite est accessible aux personnes handicapées en fournissant, sur demande, des formats accessibles et des aides à la communication.
  • Les formats accessibles peuvent inclure les documents imprimés en gros caractères, les documents électroniques et autres formats que peuvent utiliser les personnes handicapées.
  • Les aides à la communication peuvent inclure des appareils pour les malentendants, le recours à un langage clair ou d’autres aides qui facilitent les communications entre la Compagnie et ses clients.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2015

Mesures prises

Nous avons élaboré un processus de rétroaction permettant aux personnes handicapées de formuler leurs observations sur les produits et services de la Compagnie, y compris la façon dont ceux-ci sont offerts. Nous fournirons, sur demande, des formats accessibles et des aides à la communication. Les rétroactions peuvent être transmises en personne, par téléphone, par courriel ou sur le site Internet de la Compagnie. Nous accuserons réception par écrit de tous les commentaires reçus. Nous avons d’ailleurs mis en place un Comité d’accessibilité qui s’assurera de répondre dans les meilleurs délais.

2. Formats accessibles et aides à la communication

  • Pour aider les personnes handicapées à communiquer avec la Compagnie, nous prendrons les mesures suivantes :
    – fournir, sur demande, les formats accessibles et les aides à la communication aux personnes handicapées;
    – dès que possible, en tenant compte des besoins d’accessibilité attribuables à un handicap de la personne;
    – à un coût qui n’est pas supérieur au coût habituel demandé par la Compagnie aux autres clients.
  • Consulter la personne qui présente une demande pour déterminer un format en particulier ou d’une aide à la communication.
  • Informer le public de la disponibilité des formats accessibles et des aides à la communication.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2015

Mesures prises

Sur demande, nous fournirons dès que possible des formats accessibles et des aides à la communication en tenant compte des besoins d’accessibilité attribuables au handicap de la personne. Les frais exigés ne seront pas supérieurs au coût habituel demandé par la Compagnie aux autres clients. Vous trouverez plus d’informations sur la disponibilité des formats accessibles et des ressources d’aide à la communication dans notre Politique d’accessibilité pour les services à la clientèle.

3.  Sites et contenus web accessibles

  • Sauf si ce n’est pas réalisable, nous veillerons à ce qui suit :
    – rendre les nouveaux sites web, y compris le contenu non exempté publié sur les sites web, conformes aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 (Niveau A) du Consortium World Wide Web, selon l’échéancier prévu au Règlement;
    – rendre tous les sites web de la Compagnie et leur contenu conformes aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 (Niveau AA) (à l’exception du critère de succès 1.2.4 Sous-titres (en direct) et du critère de succès 1.2.5 Audiodescription (préenregistrée), aux dates indiquées dans le Règlement.
  • Les « Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0 » sont une norme acceptée à l’échelle internationale mise au point par une équipe mondiale d’experts pour favoriser l’accessibilité aux sites web.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2014 (nouveaux sites web); 1er janvier 2021 (tous les sites web)

Mesures prises

Nous mettrons en place les mesures nécessaires afin de respecter les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 niveau AA. Pour satisfaire à ces exigences, nous engagerons une firme externe afin qu’elle procède à la réalisation d’audits et de tests d’accessibilité dans les différentes sections du site Web. Par la suite, nos équipes travaillant au sein des technologies de l’information pourront, dans la mesure du possible, appliquer les recommandations et réaliser les travaux afin de se conformer aux exigences avant le 1er janvier 2021.

C. Normes d'emploi

1. Recrutement – dispositions générales 2. Recrutement, évaluation ou processus de sélection 3. Avis aux candidats retenus

Objectif

  • Informer nos employés et les membres du public de la disponibilité de mesures d’adaptation pour les candidats handicapés qui participent au processus de recrutement de la Compagnie.
  • Aviser les candidats à un emploi qui sont sélectionnés pour participer au processus d’évaluation ou au processus de sélection qu’ils peuvent, sur demande, avoir accès à des mesures d’adaptation en ce qui concerne le matériel ou les processus qui seront utilisés.
  • Consulter les candidats sélectionnés qui demandent une mesure d’adaptation et leur fournir la mesure d’adaptation appropriée en tenant compte de leurs besoins en matière d’accessibilité qui découlent de leur handicap.
  • Lorsque nous offrons un emploi, informer tous les candidats sélectionnés de la Politique et de toutes les autres politiques que la Compagnie peut adopter, de temps à autre, pour répondre aux besoins des employés handicapés.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2016

Mesures prises

Nous informons nos employés et le public de la disponibilité de mesures d’adaptation pour les candidats handicapés qui participent au processus de recrutement de la Compagnie directement dans nos offres d’emploi.

Nous avisons chaque candidat à un emploi qui est invité à un processus d’évaluation ou de sélection qu’il peut, sur demande, avoir accès à des mesures d’adaptation pour le matériel et les processus qui seront utilisés. Nous consulterons les candidats sélectionnés qui demandent un accommodement pour leur fournir une mesure d’adaptation appropriée en tenant compte de leurs besoins en matière d’accessibilité qui découlent de leur handicap.

Lorsque nous offrons un emploi, nous remettons le Guide de l’employé à tous les candidats sélectionnés. Le Guide de l’employé contient les informations importantes à propos des politiques et des procédures de la Compagnie, incluant les politiques adoptées pour répondre aux besoins des employés handicapés. Ces dernières sont d’ailleurs révisées au besoin afin de garantir l’accessibilité du processus de recrutement.

4. Renseignements sur les mesures de soutien

Objectif

  • Informer nos employés de ce qui suit :
    – la Politique et toutes les autres politiques que la Compagnie peut adopter, de temps à autre, pour répondre aux besoins des employés handicapés;
    – les politiques de la Compagnie sur les mesures d’adaptation du lieu de travail qui tiennent compte des besoins d’accessibilité des employés handicapés.
  • Fournir ces renseignements aux nouveaux employés le plus rapidement possible après le début de l’emploi.
  • Donner la formation sur une base continue pour tenir compte des changements apportés aux politiques de la Compagnie.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2016

Mesures prises

Nous informons tous nos employés de notre Politique sur les normes d’accessibilité et de toutes les autres politiques que la Compagnie pourra adopter, de temps à autre, pour répondre aux besoins des employés handicapés et pour les soutenir dans un document intitulé « Renseignements sur les mesures de soutien ». Cela inclut les mesures d’adaptation du lieu de travail qui tiennent compte des besoins en matière d’accessibilité des employés handicapés. Les renseignements sont fournis aux nouveaux employés le plus rapidement possible suivant le début de l’emploi. La formation sera donnée régulièrement de façon à rendre compte des changements apportés aux politiques de la Compagnie, le cas échéant.

5.  Formats accessibles et aides à la communication pour les employés

Objectif

  • À la demande d’un employé handicapé, consulter l’employé pour lui fournir les formats accessibles et les aides à la communication à l’égard de ce qui suit :
    – l’information nécessaire pour accomplir les tâches de son poste;
    – l’information généralement mise à la disposition des autres employés.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2016

Mesures prises

À la demande de l’employé, nous lui fournirons des formats accessibles et des aides à la communication afin de lui permettre d’accomplir son travail. Nous consulterons l’employé qui fait la demande lors de la détermination de la pertinence d’un format accessible ou d’une aide à la communication.

6.  Renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail

Objectif

  • Fournir des renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail aux employés handicapés : – si nous sommes au courant du besoin de mesures d’adaptation en raison du handicap;
    – si des renseignements individualisés sur le handicap sont nécessaires;
    – le plus rapidement possible, après avoir pris connaissance du besoin de mesures d’adaptation en raison du handicap de l’employé.
  • Si un employé a besoin d’aide et donne son consentement à cet effet, communiquer ces renseignements à la personne désignée par la Compagnie pour aider l’employé.
  • Examiner les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail dans les cas suivants:
    – l’employé change de lieu de travail au sein de l’organisation;
    – les besoins ou les plans généraux en matière de mesures d’adaptation pour l’employé font l’objet d’un examen;
    – l’employeur procède à un examen de ses politiques générales en matière d’interventions d’urgence.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2012

Mesures prises

À la demande de l’employé handicapé et dans un format accessible, nous fournirons des renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail si son handicap est tel que des renseignements individualisés sont nécessaires. Dans le cas où l’employé handicapé a besoin d’aide, nous obtiendrons son consentement avant de communiquer les renseignements individualisés à la personne désignée pour l’aider. Nous réviserons les renseignements si l’employé change de lieu de travail au sein de la Compagnie.

7. Plan d'adaptation individualisé par écrit

Objectif

  • Adopter un processus par écrit pour l’élaboration de plans d’adaptation individualisés et documentés pour les employés handicapés qui répondent aux exigences du Règlement.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2016

Mesures prises

Nous avons instauré un processus écrit régissant l’élaboration et la mise en place de plans d’adaptation individualisés pour les employés handicapés qui en font la demande, lequel est pris en charge par les ressources humaines. La procédure vise à permettre aux employés handicapés de préserver leur dignité et leur indépendance tout en accomplissant leurs tâches quotidiennes au travail et comprend les points suivants :

  • La manière dont l’employé peut participer à l’élaboration du plan;
  • Les moyens utilisés pour évaluer l’employé individuellement;
  • La manière dont la Compagnie peut demander, à ses frais, une évaluation d’un expert médical ou d’un autre expert pour déterminer dans quelle mesure le plan peut être réalisé;
  • La possibilité pour l’employé de demander qu’un représentant participe à l’élaboration du plan;
  • Les mesures prises par la Compagnie pour préserver le caractère confidentiel des renseignements personnels concernant l’employé;
  • La fréquence à laquelle le plan sera révisé et mis à jour;
  • La manière dont les motifs de refus de la Compagnie de mettre en place un plan d’adaptation individualisé seraient communiqués à l’employé;
  • Les moyens utilisés pour fournir le plan dans un format accessible.

8. Processus de retour au travail

Objectif

  • Élaborer et tenir à jour un processus de retour au travail documenté pour nos employés qui sont absents en raison d’un handicap et qui ont besoin de mesures d’adaptation liées à leur handicap afin de reprendre leur travail.
  • Dans le cadre du processus de retour au travail, décrire les mesures que prendra la Compagnie pour faciliter le retour au travail.
  • Intégrer les plans d’adaptation individualisés documentés au processus de retour au travail.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2016

Mesures prises

Nous avons élaboré et instauré un processus de retour au travail pour nos employés qui se sont absentés en raison de leur handicap dans le but de faciliter leur réintégration. Ce processus documenté comprend la mise en place de plans individualisés de retour au travail lesquels peuvent notamment prévoir des mesures d’adaptation si l’employé présente certaines limitations fonctionnelles reliées à son handicap. Des suivis rigoureux seront effectués afin de déterminer si le plan de retour au travail doit être révisé en fonction des progrès.

9. Gestion du rendement, perfectionnement et avancement professionnel, et réaffectation

Objectif

  • Prendre en compte les besoins en matière d’accessibilité des employés handicapés, ainsi que les plans d’adaptation individuels, lorsque nous :
    – effectuons les évaluations de rendement;
    – fournissions des services de perfectionnement et d’avancement professionnel à nos employés;
    – réaffectons les employés.
  • « Gestion du rendement » signifie le processus pour évaluer et améliorer le rendement des employés, leur productivité et leur efficacité.
  • « Perfectionnement et avancement professionnel » signifie l’affectation d’un employé à un autre poste au sein de l’organisation entraînant une augmentation de salaire ou de plus grandes responsabilités, ou le passage à un échelon supérieur au sein de l’organisation (ou une combinaison de ces éléments).
  • « Réaffectation » signifie le fait d’affecter un employé à un autre service ou à un autre poste au sein de l’organisation, lorsque l’organisation a éliminé un service ou un poste.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2016

Mesures prises

Les besoins d’accessibilité des employés présentant un handicap sont pris en considération lors du processus d’évaluation de la performance et dans le cadre des opportunités de développement de carrière. Si un employé a besoin d’un accommodement dans le cadre de son évaluation et qu’il en fait la demande, nous nous assurerons de mettre en place un processus qui tient compte de ses besoins avec son gestionnaire. Dans le cas où un plan d’adaptation individualisé a été mis en place précédemment, ce dernier continuera à s’appliquer ou sera réévalué selon les nouvelles fonctions de l’employé.

D. Conception des espaces publics

Objectif

  • Lors de la construction de locaux destinés au public ou lors de la réorganisation d’espaces existants, répondre aux exigences en matière de conception et d’accessibilité fixées par le Règlement.
  • Les exemples de lieux publics incluent les allées extérieures, le stationnement, les comptoirs de service et les salles d’attente.

Date de conformité à la LAPHO : 1er janvier 2017

Mesures prises

Nous étudierons la planification des projets de construction et de réorganisation pour veiller à répondre aux exigences en matière de conception et d’accessibilité fixées par le Règlement d’ici la date de conformité à la LAPHO.

Définitions

Aux fins du Plan d’accessibilité, les termes suivants ont les significations indiquées.

« Handicap » signifie ce qui suit :
a) tout degré d’incapacité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement causé par une lésion corporelle, une anomalie congénitale ou une maladie, et, notamment, le diabète sucré, l’épilepsie, un traumatisme crânien, tout degré de paralysie, une amputation, l’incoordination motrice, la cécité ou une déficience visuelle, la surdité ou une déficience auditive, la mutité ou un trouble de la parole, ou la nécessité de recourir à un chien-guide ou à tout autre animal, à un fauteuil roulant ou à tout autre appareil ou dispositif correctif;
b) une déficience intellectuelle ou un trouble du développement;
c) une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs des processus de la compréhension ou de l’utilisation de symboles ou de la langue parlée;
d) un trouble mental;
e) une lésion ou une invalidité pour laquelle des prestations ont été demandées ou reçues dans le cadre du régime d’assurance créé en application de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.

Nous joindre

Pour en savoir davantage sur notre Plan d’accessibilité ou sur notre Politique sur les normes d’accessibilité, n’hésitez pas à communiquer avec nous :

La Capitale sécurité financière, compagnie d'assurance
7150, Derrycrest Drive, Mississauga (Ontario)  L5W 0E5
Courriel : comiteaccessibilite@lacapitale.com (Ouvre dans un outil de messagerie)
Sans frais : 1 800 363-8011
Fax : 905 795-2316